Geef medewerkers een kader!

Veel werknemers zijn onzeker over hun taken en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat je als leidinggevende duidelijk bent over wat er van je medewerkers verwacht wordt.

Regelmatig coach ik werknemers die zich overbelast voelen. Vaak hebben ze een (te) groot verantwoordelijkheidsgevoel. Ze denken dat anderen van alles van hen verwachten, waardoor ze op hun tenen gaan lopen. Ze vertellen me dat ze te veel werk hebben. Als ik vraag of het duidelijk is wat er precies van hen wordt verwacht, is het antwoord: ‘Dat weet ik niet precies. Ik voer alle voorkomende werkzaamheden uit waarvan ik het idee heb dat ze van mij verwacht worden.’

Als er geen duidelijkheid is over taken en verantwoordelijkheden, gaan medewerkers zwemmen. Ze worden onzeker, leggen zichzelf hoge eisen op en geven zichzelf op hun kop als ze die eisen niet halen. Ze hebben moeite met het stellen van prioriteiten en het aangeven van grenzen. Of ze durven helemaal geen actie meer te ondernemen en richten hun verwijten op anderen. Onbewust belanden ze in hun vertrouwde ‘overlevingsstrategie’ en komen klem te zitten.

De overlevingsstrategie van Paul

Onlangs coachte ik Paul, een projectmanager die verkeerde in een dergelijke werksituatie. In het gezin waarin hij opgroeide, was er vaak onrust, spanning en onduidelijkheid. Zijn vader was onberekenbaar en zijn moeder durfde niet in te grijpen. Daardoor wist Paul niet waar hij aan toe was. Om aandacht en goedkeuring van zijn ouders te krijgen, maakte hij het anderen naar de zin en vermeed hij confrontaties. Dat was zijn overlevingsstrategie.

Zijn persoonlijke geschiedenis heeft ertoe geleid dat hij zichzelf niet de moeite waard vindt om voor te zorgen. Om zijn minderwaardigheidsgevoel te compenseren, werkt Paul heel hard. Ook is hij heel streng voor zichzelf, zodat hij zichzelf niets hoeft te verwijten. Hij is afhankelijk geworden van de goedkeuring van anderen en heeft veel erkenning en waardering van anderen nodig om zich staande te houden. Op zijn werk herhaalt Paul zijn gedragspatroon vanuit de overtuigingen die hij in zijn jeugd heeft ontwikkeld.

Tijdens de coaching stonden we stil bij onderzoeksvragen als: “Wat wil ik?”, “Wat zijn mijn behoeften?”, “Wat zijn mijn talenten en kwaliteiten?”, “Wat zijn mijn zwakheden?” en “Waar word ik blij van?”. We spraken met elkaar af dat Paul zijn eigen verwachtingen over zijn taken en verantwoordelijkheden op een rij zou zetten. Na deze inventarisatie ging Paul in gesprek met zijn direct leidinggevende om de wederzijdse verwachtingen over zijn taken en verantwoordelijkheden op elkaar af te stemmen.

Paul had tijdens het coachtraject zicht gekregen op zijn overlevingsstrategie. Het lukte hem om, met een intensieve begeleiding, geleidelijk zijn overtuigingen te veranderen en zijn gedrag aan te passen, en zich niet meer afhankelijk te voelen van de goedkeuring van anderen. Zijn afhankelijke gedrag veranderde gaandeweg in autonoom gedrag.

Onduidelijkheid leidt tot stress

Een extra trigger voor het onzekere gedrag van Paul was de onduidelijkheid over zijn taken en verantwoordelijkheden. Dit voelde voor hem ‘onveilig’. Onveiligheid, negatieve stress-situaties, moe zijn, niet lekker in je vel zitten en je storen aan gedrag van een ander zijn aanleidingen om vanuit je overlevingsstrategie te gaan handelen.

Ben je leidinggevende? Dan is het belangrijk dat je duidelijk bent over de taken en verantwoordelijkheden van je medewerkers. Vanuit dit kader kun je medewerkers de ruimte geven om hun vleugels uit te slaan. Praat regelmatig met hen, en doe dat met aandacht. Zo kunnen je medewerkers ervaren dat ze belangrijk zijn en dat het betekenisvol is wat ze doen.

Bron: MT.NL